รายชื่อ ผู้จัดทำ

นางสาวทิพรส      พิลาธรรม         รหัสนิสิต 51011021130


นางสาวพิศารัตน์   ไชยสิทธิ์         รหัสนิสิต 51011021145


นางสาวอุษณี       สมมาศ            รหัสนิสิต 51011021210


นางสาวเอริษา      เึคนคำภา         รหัสนิสิต 51011021211


นางสาวฐิติมา       สุขจินดาเสถียร  รหัสนิสิต 51011020078


นายวสพล           ทองทวีโชติ      รหัสนิสิต 51011021174

ประโยชน์ และคุณลักษณะของสารสนเทศ

คุณลักษณะของสารสนเทศที่ดีในการจัดการเพื่อให้องค์การบรรลุถึงประสิทธิผลและประสิทธิภาพที่องค์การตั้งไว้นั้น ดังที่กล่าวมาแล้วว่าข้อมูลและสารสนเทศเป็นปัจจัยหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างมากต่อทุกองค์การ ทั้งนี้สารสนเทศที่ดีควรมีลักษณะ ดังต่อไปนี้

       1. ความเที่ยงตรง ( Accuracy ) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีความเที่ยงตรง และเชื่อถือได้ โดยไม่ให้มีความคลาดเคลื่อนหรือมีน้อยที่สุด ดังนั้นประสิทธิภาพจะขึ้นอยู่กับความถูกต้องหรือความเที่ยงตรง
       2. ทันต่อความต้องการใช้ ( Timeliness ) นอกเหนือจากสารสนเทศขององค์การจะต้องมีความเที่ยงตรงหรือถูกต้องแล้ว ต้องมีคุณสมบัติที่สามารถนำสารสนเทศออกมาใช้ได้ทันที เมื่อต้องการใช้ข้อมูล โดยเฉพาะสารสนเทศด้านการขายการผลิต ตลอดจนด้านการเงิน ถ้าผู้บริหารได้รับมาล่าช้าจะส่งผลกระทบต่อ ประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของการตัดสินใจ หรือการดำเนินงานของผู้บริหารจะลดลงตามไปด้วย
      3. ความสมบูรณ์ ( Completeness ) สารสนเทศขององค์การที่ดี ต้องมีความสมบูรณ์ที่จะช่วยทำให้การตัดสินใจเป็นไปด้วยความถูกต้องและการมีสารสนเทศที่มีปริมาณมาก ไม่ได้หมายถึงการที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิผลของการดำเนินงาน สารสนเทศที่มีมากเกินไปอาจเป็นสารสนเทศที่ไม่มีความสำคัญ เช่นเดียวกับการมีสารสนเทศที่มีปริมาณน้อยเกินไป ก็อาจทำให้ไม่ได้สารสนเทศที่สำคัญครบเพียงพอทุกด้านที่จะนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิผล และมีประสิทธิภาพ
      4. การสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ ( Relevance ) สารสนเทศที่ดีต้องตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ที่จะนำไปใช้ในการตัดสินใจได้ ดังนั้น การสอบถามความต้องการของสารสนเทศที่ผู้ใช้ต้องการเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญมาก
      5. ตรวจสอบได้ ( Verifiability ) สารสนเทศที่ดีควรตรวจสอบได้ โดยเฉพาะแหล่งที่มา เพื่อให้การตัดสินใจได้เกิดความรอบคอบ
ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ
     ประโยชน์ที่ได้จากการจัดการทรัพยากรสารสนเทศคือ
- รวบรวมข้อมูลจากภายในและภายนอกที่มีความจำเป็นต่อหน่วยงาน
- ประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์นำไปใช้งานไำด้
- มีระบบการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ สะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้ ปรับปรุงข้อมูลให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้อง ทันสมัยอยู่เสมอ
ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบสารสนเทศที่มีต่อการบริหารงานในองค์กร คือ เพื่อการวางแผน กำหนดเป้าหมายและนโยบายในการบริหารองค์กร สามารถวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของบุคลากรในองค์กร ช่วยให้การทำงานรวดเร็ว ถูกต้อง การบริหารงานในองค์กรมีประสิทธิภาพ ใช้ควบคุมระบบการทำงานในองค์กรให้ดำเนินไปตามนโยบายที่กำหนดไว้
องค์กรมีมาตรฐานและคุณภาพในการดำเนินงาน ทำให้ได้รับความเชื่อถือ สร้างโอกาสในการลงทุนทำให้มีการขยายองค์กรให้เจริญเติบโตยิ่งขึ้น สามารถแข่งขันกับองค์กรอื่นๆ ได้

รูปแบบของระบบสารสนเทศที่นำไปใช้

          ระบบสารสนเทศจำแนกตามโครงสร้างองค์การ ( Classification by Organizational Structure) การจำแนกประเภทนี้เป็นการจำแนกตามโครงสร้างขององค์การ ตั้งแต่ระดับหน่วยงานย่อยระดับองค์การทั้งหมด และระดับระหว่างองค์การ

สารสนเทศของหน่วยงานย่อย(Departmental information system)

         หมายถึงระบบสารสนเทศที่ออกมาเพื่อใช้สำหรับของหน่วยใดหน่วยงานหนึ่งขององค์การโดยแต่ละหน่วยงานอาจมีโปรแกรมประยุกต์ใช้งานใดงานหนึ่งของตนโดยเฉพาะ เช่น ฝ่ายบุคลาการ อาจจะมีโปรแกรมสำหรับการคัดเลือกบุคคล หรือติดตามผลการโยกย้ายงานของเจ้าหน้าที่ในหน่วยงาน โดยโปรแกรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องของฝ่ายบุคลากร จะมีชื่อว่าระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human resources information systems)


ระบบสารสนเทศของทั้งองค์การ (Enterprise information systems)

         หมายถึงระบบสารสนเทศของหน่วยงานที่มีการเชื่อมโยงกับหน่วยงานที่ทั้งหมดภายในองค์การ หรืออีกนัยหนึ่งก็คือองค์การนั้นมีระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงทั้งองค์การ


ระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงระหว่างองค์การ ( Interorganizational information ststems - IOS)

         เป็นระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงกับองค์การอื่นๆ ภายนอกตั้งแต่ 2 องค์การขึ้นไป เพื่อช่วยให้การติดต่อสื่อสาร หรือการประสานงานร่วมมือมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการผ่านระบบ IOS จะช่วยทำให้การไหลของสารสนเทศระหว่างองค์การมีทั้งซัพพลายเชน เป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อใช้ในการวางแผน ออกแบบ การพัฒนา การผลิต และการส่งสินค้าและบริการ

การจำแนกตามหน้าที่ขององค์การ (Classification by Funtional Area )

         การจำแนกระบบสารสนเทศประเภทนี้จะเป็นการสนับสนุนการทำงานตามหน้าที่หรือการทำกิจกรรมต่าง ๆ ขององค์การ โดยทั่วไปองค์การมักจะใช้ระบบสารสนเทศในงานที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ต่างๆ เช่น

ระบบสารสนเทศด้านบัญชี (Accounting information system)
ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Finance information system )
ระบบสารสนเทศด้านการผลิต (Manufacturing information system)
ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (Marketing information system)
ระบบสารสนเทศด้านทรัพยาการมนุษย์ (Human resources management information system)

การจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ ( Classification by Support Provided)
การจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ แบ่งเป็น 3ประเภทย่อย คือระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ (Transaction Processing Systems) ระบบสารสนเทศแบบรายงาน เพื่อการจัดการ (Management Reporting Systems ) และระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ ( Decission Support Systems)

ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ ( Management Reporting Systems )

        เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการทำรายงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ และช่วยในการตัดสินใจที่มีลักษณะโครงสร้างชัดเจนและเป็นเรื่องที่ทราบล่วงหน้า

ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems)
           
         เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยผู้บริหารตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ มีความยืดหยุ่นสูง และมีลักษณะโต้ตอบได้ ( interactive ) โดยอาจมีการใช้โมเดลการตัดสินใจ หรือการใช้ฐานข้อมูลพิเศษช่วยในการตัดสินใจ



ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ ( Transaction Processing Systems - TPS )

          เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจาก ธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวน วัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้น ทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า

วัตถุประสงค์ของ TPS

         1. มุ่งจัดหาสารสนเทศทั้งหมดที่หน่วยงานต้องการตามนโยบายของหน่วยงานที่หรือตามกฏหมาย เพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน
         2. เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานประจำให้มีความรวดเร็ว
         3. เพื่อเป็นหลักประกันว่าข้อมูลและสารสนเทศของหน่วยงานมีความถูกต้องเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันและรักษาความลับได้
         4. เพื่อเป็นสารสนเทศที่ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการตัดสินใจอื่นๆ เช่น MRS หรือ DSS


หน้าที่ของ TPS
    หน้าที่ของ TPS มีดังนี้
          1. การจัดกลุ่มของข้อมูล ( Classification) คือการจัดกลุ่มข้อมูลลักษณะเหมือนกันไว้ด้วยกัน
          2. การคิดคำนวณ ( Calculation ) การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคำนวนภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3ปีที่ผ่านมา
          3. การเรียบลำดับข้อมูล ( Sorting ) การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น เช่น การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น
          4. การสรุปข้อมูล ( Summarizing ) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกระทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน

          5. การเก็บ ( Storage ) การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฏหมาย ที่จริงแล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ TPS ก็ไ่ม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหารดังนั้น องค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นๆสำหรับช่วยผู้บริหารด้วย  ดังจะกล่าวต่อไป
   
ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศแบบ TPS
          มีดังนี้

มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก
        แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในและผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์การเป็นหลัก อย่างไรก็ตามปัจจุบันหุ้นส่วนทางการค้าอาจจะมีส่วนใน การป้อนข้อมูลและอนุญาตให้หน่วยงานที่เป็นหุ้นส่วนใช่ผลที่ได้จาก TPS โดยตรงกระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินการเป็นประจำ เช่นทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกสองสัปดาห์ มีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมากมีการประมวลผลข้อมูลที่รวดเร็ว เนื่องจากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก TPS จะคอยติดตามและรวบรวมข้อมูลภายหลังที่ผลิตข้อมูลออกมาแล้ว ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปและพื้นที่ผลิตออกมามีลักษณะมีโครงสร้างที่ชัดเจน ( Strucred data ) ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อยมีความแม่นยำค่อนข้างสูง การรักษาความปลอดภัย ตลอดจนการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับ TPSต้องมีการประมวลผลที่มีความน่าเชื่อถือสูง

กระบวนการของ TPS
        กระบวนการประมวลข้อมูล ของ TPS มี 3 วิธี คือ
        1. Batch Processing การประมวลผลเป็นชุดโดย การรวบรวมข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมที่เกิดขึ้นและรวมไว้เป็นกลุ่มหรือเป็นชุด ( Batch ) เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง หรือจัดลำดับให้เรียบร้อยก่อนที่จะส่งไปประมวลผล โดยการประมวลผลนี้จะกระทำเป็นระยะๆ ( อาจจะทำทุกคืน ทุก 2-3 วัน หรือ ทุกสัปดา์ห์ )
        2. Online Processing คือข้อมูลจะได้รับการประมวลผล และทำให้เป็นเอาท์พุททันที ที่มีการป้อนข้อมูลของธุรกรรมเกิดขึ้น เช่น การเบิกเงินจากตู้ ATM จะประมวลผลและดำเนินการทันที เมื่อมีลูกค้าใส่รหัสและป้อนข้อมูลและคำสั่งเข้าไปในเครื่อง
        3. Hybrid Systems เป็นวิธีการผสมผสานแบบที่ 1) และ 2) โดยอาจมีการรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นทันที แต่การประมวลผลจะทำในช่วงระยะเวลาที่กำหนด เช่น แคชเชียร์ที่ป้อนข้อมูล การซื้อขายจากลูกค้าเข้าคอมพิวเตอร์ ณ จุดขายของ แต่การประมวลผลข้อมูลจากแคชเชียร์ทุกคนอาจจะทำหลังจากนั้น (เช่นหลังเลิกงาน)
Customer Integrated Systems (CIS)
        เป็นระบบสารสนเทศซึ่งพัฒนามาจาก TPS โดยลูกค้าสามารถป้อนข้อมูลและทำการประมวลผลด้วยตนเองได้ เช่น ATM ซึ่งช่วยให้ลูกค้่าสามารถติดต่อกับธนาคารได้ทุกที่ทุกเวลา  ATM ทำให้ธนาคารไม่จำเป็นต้องจากพนักงานจำนวนมาก ซึ่งช่วยประหยัดงบประมาณได้ถึงหลายล้านบาทต่อปี

     หน้าที่การทำงานของ TPS
งานเงินเดือน (Payroll)
- การติดตามเวลาการทำงานของพนักงาน
- การคิดเงินเดือน โดยมีการหักภาษี ค่าประกัน หรืิอค่าใช้จ่ายอื่นๆ
- การออกเช็คเงินเดือน หรือการโอนเงินเดือนเข้าบัญชีให้กับลูกจ้าง

การสั่งซื้อสินค้า ( Purchasing )
- การสั่งซื้อหรือบริการต่างๆ
- การบันทึกข้อมูล การส่งสินค้าหรือบริการจากซัพพลายเออร์

การเงินและการบัญชี ( Finance and Accounting )
- การบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับรายรับ
- การบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับภาษี
- การติดตามค่าใช้จ่ายต่างๆ

การขาย ( Sales )
- การบันทึกข้อมูลการขาย
- การออกใบเสร็จรับเงินหรือบิลส่งสินค้า
- การติดตามข้อมูลรายรับ
- การบันทึกการจ่ายหนี้
- การเก็บข้อมูลการส่งสินค้าหรือบริการไปยังลูกค้า
วัสดุคงคลัง
- การติดตามการใช้วัสดุภายในหน่วยงาน ( Inventory Management )
- การติดตามระดับปริมาณของวัสดุคงเหลือ
- การสั่งซื้อวัสดุที่จำเป็น

ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ (Management Reporting Systems MRS )
        ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการทำรายงานตามระยเวลาที่กำหนดไ้ว้ โดยการสรุปสารสนเทศที่มีอยู่ไว้ในฐานข้อมูล หรือช่วยในการตัดสินใจในลักษณะที่โครงสร้างชัดเจนและเป็นเรื่องที่ทราบล่วงหน้า

หน้าที่ของ MRS
          1. ช่วยในการตัดสนใจงานประจำของผู้บริหารระดับกลาง
          2. ช่วยในการทำรายงาน
          3. ช่วยในการตัดสินใจที่เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบ่อยๆ และมีโครงสร้างแน่นอน เช่นการอนุมัติสินเชื่อให้กับลูกค้า
ลักษณะของ MRS
         1. ช่วยในการจัดทำรายงานซ฿่งมีรูปแบบที่กำหนดไว้เป็นมาตรฐานตายตัว
         2. ใช้ข้อมูลภายในที่เก็บไว้ในฐานข้อมูล
         3. ช่วยในการวางแผนงานประจำ และควบคุมการทำงาน
         4. ช่วยในการตัดสินใจที่เกิดขึ้นประจำหรือเกิดขึ้นบ่อยๆ
         5. มีข้อมูลในอดีต ปัจจุบัน และวิเคราะห์แนวโน้มอนาคต
         6. ติดตามการดำเนินงานภายในหน่วยงานเปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับเป้าหมายและส่งสัญญาณหากมีจุดใดที่ต้องการปรับปรุงแก้ไข

ประเภทของรายงาน MRS
   รายงาน MRS มีลักษณะต่างๆดังนี้
         1. รายงานที่จัดทำเมื่อต้องการ ( Demand reports) เพื่อใช้สนับสนุนการตัดสินใจ เป็นรายงานที่จัดเตรียมรูปแบบรายงานล่วงหน้า และจะจัดทำเมื่อผู้บริหารต้องการเท่านั้น
         2. รายงานที่ทำตามระยะเวลากำหนด ( Periodic reports ) โดยกำหนดเวลา และรูปแบบของรายงานไว้ล่วงหน้า เช่น มีการจัดทำรายงานทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ทุกปี เช่น ตารางเวลาการผลิต
         3. รายงานสรุป (Summarized reports ) เป็นการทำรายงานในภาพรวม เช่น รายงานยอดขาย ของพนักงานขาย จำนวนนัีกศึกษาลงทะเบียนวิชา MIS
         4. รายงานเมื่อมีเงื่อนไขเฉพาะเกิดขึ้น ( Exception reports ) เป็นการจัดทำรายงานเมื่อปีเกณฑ์เงื่อนไขเฉพาะ เพื่อตรวจสอบเงื่อนไขต่างๆ ว่าแตกต่างจากที่วางแผนไว้หรือไม่ เช่น การกำหนดให้เศษของที่เหลือ ( scrap ) จากการผลิตในโรงงานเป็น 1 เปอร์เซ็นต์ แต่ในการผลิตช่วงหลังกลับมีเศษของที่เหลือ 5เปอร์เซ็นต์ดังนั้น อาจมีการเขียนโปรแกรมในการประมวลผลเพื่อหาว่าเศษของที่เหลือเกินจากที่กำหนดไว้ได้อย่างไร 

ระบบสารสนเทศเพื่อสนุบสนุนการตัดสินใจ ( Decision Support Systems -DSS )
        ระบบสารสนเทศแบบ DSS เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจ ซึ่งมีลักษณะมีโครงสร้างไม่ชัดเจน โดยนำข้อมูลมาจากหลายแหล่งช่วยในการนำเสนอ และมีลักษณะยืดหยุ่นตามความต้องการ
ลักษณะของ DSS
         1. ระบบสารสนเทศที่ใช้สำหรับการสนับสนุนผู้ตัดสินใจทางการบริหารทั้งที่เป็นตัวบุคคลหรือกลุ่ม โดยการตัดสินใจนั้นจะเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่มีลักษณะเป็นแบบ ไม่มีโครงสร้าง(unstrutured situations ) โดยจะมีการนำวิจารณญาณ ของมนุษย์กับข้อมูล จากคอมพิวเตอร์มาใช้ประกอบในการตัดสินใจ
         2. ระบบ DSS ช่วยในการตอบสนองความต้องการที่ไม่ได้คาดการณ์มาก่อนโดยผู้ใช้สามารถปรับข้อมูลใน DSS ได้ตลอดเวลาเ้พื่อจัดการกับเงื่อนไข่ต่างๆ ที่เปลี่ยนแปลงไป โดยใช้การวิเคราะห์ที่เรียกว่า Sensitivity Analysis
         3. ช่วยในการตัดสินใจที่ต้องการความรวดเร็วสูงเพื่อใช้ประกอบในการกำหนดกลยุทธ์ในการแข่งขัน ดังนั้น DSS จึงมีลักษณะโต้ตอบได้ ( interactive )
         4. เสนอทางวิเคราะห์ในทางเลือกต่างๆ ในสถานการณ์ที่มีความซับซ้อน
         5. จัดการเก็บข้อมูลซึ่งมาจากหลายแหล่งได้ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน
         6. นำเสนอได้ทั้งรายงานที่เป็นข้อความและกราฟฟิก

ปัญหาและสาเหตุที่เกิดจากระบบสารสนเทศดังกล่าว

     ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้บริษัทสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาำพ ทั้งด้านการบริหารการหมุนเวียนของสินค้า การจัดซื้อ การจัดเก็บข้อมูลและการประมวลผลข้อมูลเพื่อการพัฒนาความสามารถในการดำเนินการ ดังนั้นความผิดพลาดหรือขัดข้องของระบบเทคโนโลยี สารสนเทศย่อมส่งผลเสียต่อความสามารถของบริษัทในการบริหารร้าน 7-Eleven ให้เป็นไปตามปกติ ซึ่งอาจเกิดผลกระทบกับผลประกอบการของบริษัทได้

ผลการดำเนินงานจากระบบสารสนเทศดังกล่าว

          ศูนย์คอมพิวเตอร์ ของเซเว่นอีเลฟเว่น จะมีพนักงานผลัดเปลี่ยนมาดูแลตลอด 24 ชั่วโมงเช่นเดียวกับศูนย์ Call Center จะมีพนักงานคอย รับเรื่องราวปัญหาของร้านค้า ไม่ว่าจะเป็น แอร์เสีย ตู้เย็นเสีย มีหนูตายกี่ตัว ข้อมูลในส่วนนี้จะถูกเก็บบันทึกไว้เหมือนกับข้อมูลการขายความต้องการใ้ช้ไอที ของเซเว่นอีเลฟเว่น จะถูกแบ่งออก 3ลำดับ

ลำดับแรก จะเป็นซอฟ์ตแวร์ประยุกต์ ( Application Software ) ที่ใช้งานอยู่ใน ธุรกิจทั่วไป เช่น ซอฟ์ตแวร์ระบบบัญชี ระบบบริหารคลังสินค้า ระบบสต็อก ซึ่งจะรองรับในการบริหารสำนักงานทั่วไป

ลำดับสอง จะเป็นการดำเอาระบบ Supply chain management หรือการบริหารกระบวนการของสินค้า ตั้งแต่การผลิต การจัดส่งไปจนถึงมือลูกค้า ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการส่งของให้ได้ตามเวลาที่ต้องการ และส่งได้รวดเร็วแม่นยำ ไม่มีสินค้าเหลือในสต็อกมากเกินไป

ส่วนที่สาม จะเป็นการนำเอาระบบ Customer Relationship Management ซึ่งเปนกระบวนในการสร้างและรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าในระยะยาว โดยจะอาศัยการวิเคราะห์ฐานข้อมูลเป็นสำคัญ

กระบวนการนี้จะประกอบไปด้วย ระบบเก็บข้อมูลสินค้า (Datamart) ระบบข้อมูลคลังสินค้า (Dataware house) ซึ่งจะกว้างกว่าระบบแรก และระบบช่วยสนับสนุนในการตัดสินใจ (Decision Support)

ข้อมูลที่ได้จากส่วนต่างๆเหล่านี้จะใช้ประโยชน์ในเรื่องโปรโมชั่นพิเศษให้เหมาะกับกลุ่มลูกค้า หรือการตัดสินใจที่จะเพิ่มหรือลดสินค้า ซึ่งจำเป็นต้องอาศัยการวิเคราะห์ข้อมูลมาช่วยตัดสินใจ "สมมุติว่า เราจะเลิกขายขนมปัง จะต้องเอาข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมการซื้อของลูกค้า เราจะพบว่าลูกค้ามักจะซื้อแยมกับขนมปัง การเลิกขายขนมปัง จะทำให้เราเสียรายได้ในเรื่ิองของแยมไปด้วย" หรือแม้แต่การทำโปรโมชั่น ขายไส้กรอกคู่กับสเลอปี้ ที่ทำให้เซเว่นอีเลฟเว่นประสบความสำเร็จในเรื่องยอดขาย ก็ได้มาจากการวิเคราะห์ข้อมูลในส่วนนี้ อีกส่วนหนึ่งเป็นระบบปรับปรุงประสิทธิภาพภายใน (Workflow Automation) โปรแกรมอิเล็กทรอนิกส์เมล ของโลตัสโน้ต มาใช้ในการติดต่อสื่อสารภายในสำนักงานใหญ่ ที่อยู่บริเวณสีลม แต่แยกกันอยู่คนละตึก มาทดแทนการใช้กระดาษ "ใบลาป่วย พักร้อน ลากิจ การเบิกจ่ายเงิน จัดซื้ออุปกรณ์ภายในจะผ่านระบบเวิร์คโฟล์ แบบฟอร์มต่างๆ จะเป็นอิเล็กทรอนิกส์ฟอร์ม ส่งตามสายงานไปที่รับผิดชอบเพื่อ อนุมัติ จะทำให้การทำงานคล่องตัวมากขึ้น"

ข้อมูลการขายที่ประมวลแล้ว ส่วนหนึ่งจะเข้าสู่อินเตอร์เน็ต เพื่อเป็นข้อมูลภายในเพื่อใช้วางแผนธุรกิจ เช่น รายงานข่าว ค่าใช้จ่าย รายงานปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ เพื่อเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่บริษัทวางไว้

ข้อได้เปรียบของเซเว่นอีเลฟเว่น ที่ทำให้ลูกค้าตัดสินใจใช้บริการคือ ความสะดวก การบริการของพนักงาน สินค้าและราคาที่เหมาะสม ความสะอาดของร้าน และคุณภาพในตัวสินค้า ซึ่งเบื้องหลังการให้บริการที่เป็นเลิศนี้ มาจาก 5 ระบบปฏิับัติการคือ 1. การเลือกทำเล 2.การคัดสรรสินค้า 3.ระบบสารสนเทศ 4.การจัดการห่วงโซ่คุณค่า และ 5. การพัฒนาบุคลากร

เซเว่นอีเลฟเว่นใช้วิธีคิดเป็นระบบและการทำงานเป็นทีมในการบริหารจัดการ โดยจะนำเอาปัญหาอุปสรรคมาประชุมบอร์ดทุกอาทิตย์ กำหนดแนวทางเชิงกลยุทธ์ สื่อสารแนวทางผ่านที่ประชุม แปลงแนวทางไปสู่การปฏิบัติเป็นแผนงานประจำสัปดาห์ และให้ร้านค้านำไปปฏิบัติพื้นฐานแนวที่คิดว่า คนหนึ่งคนไม่สามารถทำให้องค์กรประสบความสำเร็จได้ แต่คนหนึ่งคนสามารถทำให้องค์กรล้มเหลวได้ วัฒนธรรมและค่านิยมเซเว่นอีเลฟเว่น จึงยืนหยัดอยู่บน 7 Values & 11 Leadership

ข้อมูลองค์กร 7-11

เซเว่น อีเลฟเว่น (7-eleven)  เป็นแฟรนไชส์ของร้านสะดวกซื้อ จำหน่ายสินค้าเครื่องใช้ทั่วไปในชีวิตประจำวัน เปิดให้บริการตลอด 24 ชั่วโมง ไม่มีวันหยุดที่มีสาขาทั่วโลกมากที่สุด ชื่อและระบบแฟรนไชส์ "7-eleven" นี้เป็นลิขสิทธิ์ของ บริษัท เซาท์แลนด์ คอร์ปอเรชั่น สหรัฐอเมริกา

             เซเว่น อีเลฟเว่น ถือกำเนิดขึ้นเมื่อปี พ.ศ. 2470 เริ่มต้นกิจการผลิต และจัดจำหน่ายน้ำแข็งที่เมือง ดัลลัส มลรัฐเทกซัส สหรัฐอเมริกา ในปีเดียวกัน ทางบริษัทฯ ได้นำสินค้าอุปโภคบริโภคต่างๆ มาจำหน่ายเพื่ออำนวยความสะดวกแก่ลูกค้า จึงเปลี่ยนชื่อเป็น Tote'm Store ต่อมาในปี พ.ศ.2489 ได้เปลี่ยนชื่ออีกครั้งเป็น เซเว่นอีเลฟเว่น ( 7-Eleven) เพื่อรองรับการขยายกิจการนี้ ซึ่งในระยะแรกเปิดให้บริการ ตั้งแต่ เวลา 07.00-23.00 น. ของทุกวัน อันเป็นที่มาของชื่อ เซเว่น อีเลฟเว่น นั่นเอง

            ในช่วงปลายคริสต์ทศวรรษที่ 1980 บริษัทเริ่มประสบปัญหาทางการเงิน และได้รับความช่วยเหลือ จาก อิโต-โยคะ ซึ่งเป็นผู้ซื้ิอแฟรนไชส์รายใหญ่ที่สุด บริษัทญี่ปุ่นมีอำนาจควบคุมบริษัทในปี พ.ศ. 2534 ในปี พ.ศ. 2548 อิโต-โยคะ ได้ก่อตั้งบริษัทเซเว่น แอนด์ ไอ โฮลดิงส์ และเซเว่นอีเลฟเว่น ก็กลายเป็นบริษัทลูกของ เซเว่น แอนด์ ไอ โฮลดิงส์ เป็นต้นมา

            คอนเซ็ปต์การจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศของเซเว่นอีเลฟเว่น ได้แนวทางมาจาก เซเว่นอีเลฟเว่นในประเทศญี่ปุ่น ด้วยเหตุผลที่ว่า ญี่ปุ่นล้ำหน้าในเรื่องของเทคโนโลยี และมีการนำไปใช้ได้ผลดีในหลายๆเรื่อง แต่จะเลือกในสิ่งที่เขาทำ สำเร็จแล้วเอามาประยุกต์ใช้อีกครั้งหนึ่ง

            โมเดลของการบริหารไอทีของเซเว่นอีเลฟเว่นไทย ได้ถูกจัดวางไปตามกิจกรรมหลักในการทำธุรกิจในแต่ละวัน ซึ่งจะเกี่ยวพันกับหน่วยงาน 4 ส่วนหลัก คือ ร้านค้า สำนักงานใหญ่ศูนย์จัดส่งสินค้า และผู้ผลิตสินค้า(Suppliers)

            ร้านค้าปลีกเซเว่นอีเลฟเว่นทั้งหมด จะเป็นแหล่งข้อมูลดิบที่เกี่ยวกับพฤติกรรมของผู้บริโภคโดยตรง หน้าที่ของร้านค้าเหล่านี้นอกจากให้บริการลูกค้าให้รวดเร็วทันใจแล้ว จะต้องบริหารสินค้าให้ตรงใจผู้บริโภค และต้องจัดวางสินค้าในจำนวนที่เหมาะสมเท่าที่ต้องการขายใน จำนวน 200 รายการที่สำนักงานกำหนดมาให้ แต่ความซับซ้อนของความต้องการ ใช้ไอทีไม่ได้มีมากไปกว่าการมีเพียง อุปกรณ์ 2ชิ้น คือ เครื่องบันทึกเงินสด และพีซีอย่างละเครื่องเท่านั้น

            ร้านเซเว่นอีเลฟเว่นทุกแห่งจะมีเครื่องบันทึกเงินสด ( Electronic Cash Register หรือ ECR ) อุปกรณ์ชิ้นนี้ไม่ได้เป็นเทคโนโลยีล้ำยุคอะไร แต่หน้าที่ของมันคือ นอกจากคำนวณเงินที่ขายสินค้าได้ เครื่องนี้ยังเป็นแหล่งข้อมูลดิบที่เกี่ยวข้องกับผู้บริโภคโดยตรง เพราะทันทีที่สินค้าถูกขายออกไป ข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวกับตัวสินค้าที่ขายได้ทุกชิ้น ประเภท ยี่ห้อ ราคา จำนวน ข้อมูลเหล่านี้จะถูกส่งไปยังเครื่องพีซี ที่ตั้งอยู่หลังร้าน

            เครื่องพีซีจะทำหน้าที่จัดการข้อมูลภายในร้านทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการบริหารเงิน บริหารสินค้า ในทุกๆเย็น ข้อมูลเหล่านี้จะส่งผ่าน (On-line) โทรศัพท์และโมเด็ม(Modem) ไปยังคอมพิวเตอร์ที่สำนักงานใหญ่ ในแต่ละวันข้อมูลนับล้านๆคำสั่งเหล่านี้จะถูกส่งผ่านจากเครื่องพีซีจากร้าน ของเซเว่นอีเลฟเว่นทั้ง 1,300 สาขา วิ่งสายโทรศัพท์ผ่านโมเด็มมายังสำนักงานใหญ่ เพื่อทำหน้าที่ประมวลผมข้อมูลเหล่านี้

           การบริหารงานของเซเว่นอีเลฟเว่น จะเป็นลักษณะรวมศูนย์ เมื่อสำนักงานใหญ่ได้รับข้อมูลขายจากร้านค้าทั้งหมดมาแล้ว ศูนย์คอมพิวเตอร์ที่สำนักงานใหญ่ ซึ่งประกอบไปด้วย เครื่องคอมพิวเตอร์ระดับมินิคอมพิวเตอร์รุ่น AS/400 และระบบยูนิกซ์ (UNIX) อีกสิบกว่าตัวในแต่ละวัน สมองกลเหล่านี้จะต้องทำหน้าที่ประมวลผล (Processing) ข้อมูลนับล้านใบคำสั่งซื้อทันที ฝ่ายจัดซื้อจะนำข้อมูลคำสั่งซื้อสินค้าที่ถูกประมวลผลแล้ว ส่งผ่านสาย โทรศัพท์และโมเด็ม ไปยังศูนย์กระจายสินค้าใหญ่ (Distribution Center) ที่ตั้งอยู่แถวบางบัวทอง ซึ่งเป็นคลังสินค้าใหญ่ ที่จะป้อนให้กับร้านเซเว่นอีเลฟเว่น ทั่วประเทศและจะมีคลังสินค้าย่อยอีกแห่ง ที่เป็นที่เก็บสินค้าประเภท เหล้า หนังสือ

            เมื่อศูนย์กระจายสินค้าได้รับคำสั่งซื้อ จะนำข้อมูลไปวางแผนจัดส่งสินค้า ซึ่งใช้ระบบยูนิกซ์ในการบริหารข้อมูลเหล่านี้ เพื่อจัดเตรียมสินค้าไปส่งที่ร้านเซเว่นอีเลฟเว่น ทั่วประเทศให้ทันเวลา หากที่อยู่ใกล้ๆจะได้รับสินค้าภายในวันเดียวกับที่สั่งซื้อสินค้า แต่หากเป็นร้านจากต่างจังหวัดไกลๆออกก็จะได้รับของในวันรุ่งขึ้น คำสั่งซื้อบางส่วนที่จะถูกส่งไปยัง ผู้ผลิตโดยตรงซึ่งจะเป็นผู้ผลิตรายใหญ่ๆ เช่น ยูนิลีเวอร์ ,พรอคเตอร์ แอนด์แกรมเบิล จอห์นสันแอนด์จอห์นสัน ซึ่งผู้ผลิตเหล่านี้มีระบบ อีดีไอ (Electronic Data Interchange : EDI ) ใช้งานอยู่แล้ว คำสั่งซื้อของเซเว่นอีเลฟเว่นจึงอยู่ในรูปแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Order) ซึ่งมนตรีบอกว่า จากกระดาษใบสั่งซื้อที่เคยต้องใช้เป็นตั้งๆ เปลี่ยนไปใช้อีดีไอ ทำให้ลดต้นทุนไปได้เยอะมาก แต่อีดีไอยังใช้ไม่หมด เหมาะสำหรับการสั่งออเดอร์มากๆเท่านั้น จึงจะคุ้ม

           ข้อมูลการขายที่ได้รับมาแต่ละวัน ยังต้องถูกนำประมวลผลเพื่อไปใช้ประโยชน์การบริหารร้านค้าปลีกทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดนโยบาย การวางแผน การตลาด การบริหารคลังสินค้า ทั้งหมดนี้ต้องอาศัยข้อมูลมาช่วยในการตัดสินใจทั้งสิ้น

           การออกแบบซอฟต์แวร์ บนเครื่อง พีซีที่นี่เป็นเรื่องสำคัญมาก โปรแกรมเมอร์จะพึ่งพาไมโครซอฟต์เป็นเครื่องมือ (TOOL) ในการเขียนโปรแกรมใหม่ๆ เพื่อรองรับการขายสินค้าใหม่ๆ การทำตลาด หรือโปรโมชั่นใหม่ๆ เพื่อติดตามกิจกรรมใหม่ๆซึ่งจะถูกนำใส่ (Download) เครื่องพีซีของร้าน สาขาัทั้งหมด 1,300 แห่งเฉลี่ยเครื่องละ 1ครั้งเป็นอย่างต่ำ