คุณลักษณะของสารสนเทศที่ดีในการจัดการเพื่อให้องค์การบรรลุถึงประสิทธิผลและประสิทธิภาพที่องค์การตั้งไว้นั้น ดังที่กล่าวมาแล้วว่าข้อมูลและสารสนเทศเป็นปัจจัยหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างมากต่อทุกองค์การ ทั้งนี้สารสนเทศที่ดีควรมีลักษณะ ดังต่อไปนี้
1. ความเที่ยงตรง ( Accuracy ) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีความเที่ยงตรง และเชื่อถือได้ โดยไม่ให้มีความคลาดเคลื่อนหรือมีน้อยที่สุด ดังนั้นประสิทธิภาพจะขึ้นอยู่กับความถูกต้องหรือความเที่ยงตรง
2. ทันต่อความต้องการใช้ ( Timeliness ) นอกเหนือจากสารสนเทศขององค์การจะต้องมีความเที่ยงตรงหรือถูกต้องแล้ว ต้องมีคุณสมบัติที่สามารถนำสารสนเทศออกมาใช้ได้ทันที เมื่อต้องการใช้ข้อมูล โดยเฉพาะสารสนเทศด้านการขายการผลิต ตลอดจนด้านการเงิน ถ้าผู้บริหารได้รับมาล่าช้าจะส่งผลกระทบต่อ ประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของการตัดสินใจ หรือการดำเนินงานของผู้บริหารจะลดลงตามไปด้วย
3. ความสมบูรณ์ ( Completeness ) สารสนเทศขององค์การที่ดี ต้องมีความสมบูรณ์ที่จะช่วยทำให้การตัดสินใจเป็นไปด้วยความถูกต้องและการมีสารสนเทศที่มีปริมาณมาก ไม่ได้หมายถึงการที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิผลของการดำเนินงาน สารสนเทศที่มีมากเกินไปอาจเป็นสารสนเทศที่ไม่มีความสำคัญ เช่นเดียวกับการมีสารสนเทศที่มีปริมาณน้อยเกินไป ก็อาจทำให้ไม่ได้สารสนเทศที่สำคัญครบเพียงพอทุกด้านที่จะนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิผล และมีประสิทธิภาพ
4. การสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ ( Relevance ) สารสนเทศที่ดีต้องตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ที่จะนำไปใช้ในการตัดสินใจได้ ดังนั้น การสอบถามความต้องการของสารสนเทศที่ผู้ใช้ต้องการเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญมาก
5. ตรวจสอบได้ ( Verifiability ) สารสนเทศที่ดีควรตรวจสอบได้ โดยเฉพาะแหล่งที่มา เพื่อให้การตัดสินใจได้เกิดความรอบคอบ
ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ
ประโยชน์ที่ได้จากการจัดการทรัพยากรสารสนเทศคือ
- รวบรวมข้อมูลจากภายในและภายนอกที่มีความจำเป็นต่อหน่วยงาน
- ประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์นำไปใช้งานไำด้
- มีระบบการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ สะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้ ปรับปรุงข้อมูลให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้อง ทันสมัยอยู่เสมอ
ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบสารสนเทศที่มีต่อการบริหารงานในองค์กร คือ เพื่อการวางแผน กำหนดเป้าหมายและนโยบายในการบริหารองค์กร สามารถวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของบุคลากรในองค์กร ช่วยให้การทำงานรวดเร็ว ถูกต้อง การบริหารงานในองค์กรมีประสิทธิภาพ ใช้ควบคุมระบบการทำงานในองค์กรให้ดำเนินไปตามนโยบายที่กำหนดไว้
องค์กรมีมาตรฐานและคุณภาพในการดำเนินงาน ทำให้ได้รับความเชื่อถือ สร้างโอกาสในการลงทุนทำให้มีการขยายองค์กรให้เจริญเติบโตยิ่งขึ้น สามารถแข่งขันกับองค์กรอื่นๆ ได้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น