รูปแบบของระบบสารสนเทศที่นำไปใช้

          ระบบสารสนเทศจำแนกตามโครงสร้างองค์การ ( Classification by Organizational Structure) การจำแนกประเภทนี้เป็นการจำแนกตามโครงสร้างขององค์การ ตั้งแต่ระดับหน่วยงานย่อยระดับองค์การทั้งหมด และระดับระหว่างองค์การ

สารสนเทศของหน่วยงานย่อย(Departmental information system)

         หมายถึงระบบสารสนเทศที่ออกมาเพื่อใช้สำหรับของหน่วยใดหน่วยงานหนึ่งขององค์การโดยแต่ละหน่วยงานอาจมีโปรแกรมประยุกต์ใช้งานใดงานหนึ่งของตนโดยเฉพาะ เช่น ฝ่ายบุคลาการ อาจจะมีโปรแกรมสำหรับการคัดเลือกบุคคล หรือติดตามผลการโยกย้ายงานของเจ้าหน้าที่ในหน่วยงาน โดยโปรแกรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องของฝ่ายบุคลากร จะมีชื่อว่าระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human resources information systems)


ระบบสารสนเทศของทั้งองค์การ (Enterprise information systems)

         หมายถึงระบบสารสนเทศของหน่วยงานที่มีการเชื่อมโยงกับหน่วยงานที่ทั้งหมดภายในองค์การ หรืออีกนัยหนึ่งก็คือองค์การนั้นมีระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงทั้งองค์การ


ระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงระหว่างองค์การ ( Interorganizational information ststems - IOS)

         เป็นระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงกับองค์การอื่นๆ ภายนอกตั้งแต่ 2 องค์การขึ้นไป เพื่อช่วยให้การติดต่อสื่อสาร หรือการประสานงานร่วมมือมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการผ่านระบบ IOS จะช่วยทำให้การไหลของสารสนเทศระหว่างองค์การมีทั้งซัพพลายเชน เป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อใช้ในการวางแผน ออกแบบ การพัฒนา การผลิต และการส่งสินค้าและบริการ

การจำแนกตามหน้าที่ขององค์การ (Classification by Funtional Area )

         การจำแนกระบบสารสนเทศประเภทนี้จะเป็นการสนับสนุนการทำงานตามหน้าที่หรือการทำกิจกรรมต่าง ๆ ขององค์การ โดยทั่วไปองค์การมักจะใช้ระบบสารสนเทศในงานที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ต่างๆ เช่น

ระบบสารสนเทศด้านบัญชี (Accounting information system)
ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Finance information system )
ระบบสารสนเทศด้านการผลิต (Manufacturing information system)
ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (Marketing information system)
ระบบสารสนเทศด้านทรัพยาการมนุษย์ (Human resources management information system)

การจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ ( Classification by Support Provided)
การจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ แบ่งเป็น 3ประเภทย่อย คือระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ (Transaction Processing Systems) ระบบสารสนเทศแบบรายงาน เพื่อการจัดการ (Management Reporting Systems ) และระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ ( Decission Support Systems)

ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ ( Management Reporting Systems )

        เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการทำรายงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ และช่วยในการตัดสินใจที่มีลักษณะโครงสร้างชัดเจนและเป็นเรื่องที่ทราบล่วงหน้า

ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems)
           
         เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยผู้บริหารตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ มีความยืดหยุ่นสูง และมีลักษณะโต้ตอบได้ ( interactive ) โดยอาจมีการใช้โมเดลการตัดสินใจ หรือการใช้ฐานข้อมูลพิเศษช่วยในการตัดสินใจ



ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ ( Transaction Processing Systems - TPS )

          เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจาก ธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวน วัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้น ทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า

วัตถุประสงค์ของ TPS

         1. มุ่งจัดหาสารสนเทศทั้งหมดที่หน่วยงานต้องการตามนโยบายของหน่วยงานที่หรือตามกฏหมาย เพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน
         2. เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานประจำให้มีความรวดเร็ว
         3. เพื่อเป็นหลักประกันว่าข้อมูลและสารสนเทศของหน่วยงานมีความถูกต้องเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันและรักษาความลับได้
         4. เพื่อเป็นสารสนเทศที่ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการตัดสินใจอื่นๆ เช่น MRS หรือ DSS


หน้าที่ของ TPS
    หน้าที่ของ TPS มีดังนี้
          1. การจัดกลุ่มของข้อมูล ( Classification) คือการจัดกลุ่มข้อมูลลักษณะเหมือนกันไว้ด้วยกัน
          2. การคิดคำนวณ ( Calculation ) การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคำนวนภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3ปีที่ผ่านมา
          3. การเรียบลำดับข้อมูล ( Sorting ) การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น เช่น การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น
          4. การสรุปข้อมูล ( Summarizing ) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกระทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน

          5. การเก็บ ( Storage ) การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฏหมาย ที่จริงแล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ TPS ก็ไ่ม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหารดังนั้น องค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นๆสำหรับช่วยผู้บริหารด้วย  ดังจะกล่าวต่อไป
   
ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศแบบ TPS
          มีดังนี้

มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก
        แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในและผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์การเป็นหลัก อย่างไรก็ตามปัจจุบันหุ้นส่วนทางการค้าอาจจะมีส่วนใน การป้อนข้อมูลและอนุญาตให้หน่วยงานที่เป็นหุ้นส่วนใช่ผลที่ได้จาก TPS โดยตรงกระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินการเป็นประจำ เช่นทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกสองสัปดาห์ มีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมากมีการประมวลผลข้อมูลที่รวดเร็ว เนื่องจากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก TPS จะคอยติดตามและรวบรวมข้อมูลภายหลังที่ผลิตข้อมูลออกมาแล้ว ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปและพื้นที่ผลิตออกมามีลักษณะมีโครงสร้างที่ชัดเจน ( Strucred data ) ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อยมีความแม่นยำค่อนข้างสูง การรักษาความปลอดภัย ตลอดจนการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับ TPSต้องมีการประมวลผลที่มีความน่าเชื่อถือสูง

กระบวนการของ TPS
        กระบวนการประมวลข้อมูล ของ TPS มี 3 วิธี คือ
        1. Batch Processing การประมวลผลเป็นชุดโดย การรวบรวมข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมที่เกิดขึ้นและรวมไว้เป็นกลุ่มหรือเป็นชุด ( Batch ) เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง หรือจัดลำดับให้เรียบร้อยก่อนที่จะส่งไปประมวลผล โดยการประมวลผลนี้จะกระทำเป็นระยะๆ ( อาจจะทำทุกคืน ทุก 2-3 วัน หรือ ทุกสัปดา์ห์ )
        2. Online Processing คือข้อมูลจะได้รับการประมวลผล และทำให้เป็นเอาท์พุททันที ที่มีการป้อนข้อมูลของธุรกรรมเกิดขึ้น เช่น การเบิกเงินจากตู้ ATM จะประมวลผลและดำเนินการทันที เมื่อมีลูกค้าใส่รหัสและป้อนข้อมูลและคำสั่งเข้าไปในเครื่อง
        3. Hybrid Systems เป็นวิธีการผสมผสานแบบที่ 1) และ 2) โดยอาจมีการรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นทันที แต่การประมวลผลจะทำในช่วงระยะเวลาที่กำหนด เช่น แคชเชียร์ที่ป้อนข้อมูล การซื้อขายจากลูกค้าเข้าคอมพิวเตอร์ ณ จุดขายของ แต่การประมวลผลข้อมูลจากแคชเชียร์ทุกคนอาจจะทำหลังจากนั้น (เช่นหลังเลิกงาน)
Customer Integrated Systems (CIS)
        เป็นระบบสารสนเทศซึ่งพัฒนามาจาก TPS โดยลูกค้าสามารถป้อนข้อมูลและทำการประมวลผลด้วยตนเองได้ เช่น ATM ซึ่งช่วยให้ลูกค้่าสามารถติดต่อกับธนาคารได้ทุกที่ทุกเวลา  ATM ทำให้ธนาคารไม่จำเป็นต้องจากพนักงานจำนวนมาก ซึ่งช่วยประหยัดงบประมาณได้ถึงหลายล้านบาทต่อปี

     หน้าที่การทำงานของ TPS
งานเงินเดือน (Payroll)
- การติดตามเวลาการทำงานของพนักงาน
- การคิดเงินเดือน โดยมีการหักภาษี ค่าประกัน หรืิอค่าใช้จ่ายอื่นๆ
- การออกเช็คเงินเดือน หรือการโอนเงินเดือนเข้าบัญชีให้กับลูกจ้าง

การสั่งซื้อสินค้า ( Purchasing )
- การสั่งซื้อหรือบริการต่างๆ
- การบันทึกข้อมูล การส่งสินค้าหรือบริการจากซัพพลายเออร์

การเงินและการบัญชี ( Finance and Accounting )
- การบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับรายรับ
- การบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับภาษี
- การติดตามค่าใช้จ่ายต่างๆ

การขาย ( Sales )
- การบันทึกข้อมูลการขาย
- การออกใบเสร็จรับเงินหรือบิลส่งสินค้า
- การติดตามข้อมูลรายรับ
- การบันทึกการจ่ายหนี้
- การเก็บข้อมูลการส่งสินค้าหรือบริการไปยังลูกค้า
วัสดุคงคลัง
- การติดตามการใช้วัสดุภายในหน่วยงาน ( Inventory Management )
- การติดตามระดับปริมาณของวัสดุคงเหลือ
- การสั่งซื้อวัสดุที่จำเป็น

ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ (Management Reporting Systems MRS )
        ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการทำรายงานตามระยเวลาที่กำหนดไ้ว้ โดยการสรุปสารสนเทศที่มีอยู่ไว้ในฐานข้อมูล หรือช่วยในการตัดสินใจในลักษณะที่โครงสร้างชัดเจนและเป็นเรื่องที่ทราบล่วงหน้า

หน้าที่ของ MRS
          1. ช่วยในการตัดสนใจงานประจำของผู้บริหารระดับกลาง
          2. ช่วยในการทำรายงาน
          3. ช่วยในการตัดสินใจที่เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบ่อยๆ และมีโครงสร้างแน่นอน เช่นการอนุมัติสินเชื่อให้กับลูกค้า
ลักษณะของ MRS
         1. ช่วยในการจัดทำรายงานซ฿่งมีรูปแบบที่กำหนดไว้เป็นมาตรฐานตายตัว
         2. ใช้ข้อมูลภายในที่เก็บไว้ในฐานข้อมูล
         3. ช่วยในการวางแผนงานประจำ และควบคุมการทำงาน
         4. ช่วยในการตัดสินใจที่เกิดขึ้นประจำหรือเกิดขึ้นบ่อยๆ
         5. มีข้อมูลในอดีต ปัจจุบัน และวิเคราะห์แนวโน้มอนาคต
         6. ติดตามการดำเนินงานภายในหน่วยงานเปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับเป้าหมายและส่งสัญญาณหากมีจุดใดที่ต้องการปรับปรุงแก้ไข

ประเภทของรายงาน MRS
   รายงาน MRS มีลักษณะต่างๆดังนี้
         1. รายงานที่จัดทำเมื่อต้องการ ( Demand reports) เพื่อใช้สนับสนุนการตัดสินใจ เป็นรายงานที่จัดเตรียมรูปแบบรายงานล่วงหน้า และจะจัดทำเมื่อผู้บริหารต้องการเท่านั้น
         2. รายงานที่ทำตามระยะเวลากำหนด ( Periodic reports ) โดยกำหนดเวลา และรูปแบบของรายงานไว้ล่วงหน้า เช่น มีการจัดทำรายงานทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ทุกปี เช่น ตารางเวลาการผลิต
         3. รายงานสรุป (Summarized reports ) เป็นการทำรายงานในภาพรวม เช่น รายงานยอดขาย ของพนักงานขาย จำนวนนัีกศึกษาลงทะเบียนวิชา MIS
         4. รายงานเมื่อมีเงื่อนไขเฉพาะเกิดขึ้น ( Exception reports ) เป็นการจัดทำรายงานเมื่อปีเกณฑ์เงื่อนไขเฉพาะ เพื่อตรวจสอบเงื่อนไขต่างๆ ว่าแตกต่างจากที่วางแผนไว้หรือไม่ เช่น การกำหนดให้เศษของที่เหลือ ( scrap ) จากการผลิตในโรงงานเป็น 1 เปอร์เซ็นต์ แต่ในการผลิตช่วงหลังกลับมีเศษของที่เหลือ 5เปอร์เซ็นต์ดังนั้น อาจมีการเขียนโปรแกรมในการประมวลผลเพื่อหาว่าเศษของที่เหลือเกินจากที่กำหนดไว้ได้อย่างไร 

ระบบสารสนเทศเพื่อสนุบสนุนการตัดสินใจ ( Decision Support Systems -DSS )
        ระบบสารสนเทศแบบ DSS เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจ ซึ่งมีลักษณะมีโครงสร้างไม่ชัดเจน โดยนำข้อมูลมาจากหลายแหล่งช่วยในการนำเสนอ และมีลักษณะยืดหยุ่นตามความต้องการ
ลักษณะของ DSS
         1. ระบบสารสนเทศที่ใช้สำหรับการสนับสนุนผู้ตัดสินใจทางการบริหารทั้งที่เป็นตัวบุคคลหรือกลุ่ม โดยการตัดสินใจนั้นจะเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่มีลักษณะเป็นแบบ ไม่มีโครงสร้าง(unstrutured situations ) โดยจะมีการนำวิจารณญาณ ของมนุษย์กับข้อมูล จากคอมพิวเตอร์มาใช้ประกอบในการตัดสินใจ
         2. ระบบ DSS ช่วยในการตอบสนองความต้องการที่ไม่ได้คาดการณ์มาก่อนโดยผู้ใช้สามารถปรับข้อมูลใน DSS ได้ตลอดเวลาเ้พื่อจัดการกับเงื่อนไข่ต่างๆ ที่เปลี่ยนแปลงไป โดยใช้การวิเคราะห์ที่เรียกว่า Sensitivity Analysis
         3. ช่วยในการตัดสินใจที่ต้องการความรวดเร็วสูงเพื่อใช้ประกอบในการกำหนดกลยุทธ์ในการแข่งขัน ดังนั้น DSS จึงมีลักษณะโต้ตอบได้ ( interactive )
         4. เสนอทางวิเคราะห์ในทางเลือกต่างๆ ในสถานการณ์ที่มีความซับซ้อน
         5. จัดการเก็บข้อมูลซึ่งมาจากหลายแหล่งได้ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน
         6. นำเสนอได้ทั้งรายงานที่เป็นข้อความและกราฟฟิก